Руководитель, или собственник, устал от бесконечных ошибок сотрудников, в которые ему приходится постоянно вникать. Эти ошибки сказываются на репутации компании, и влияют на финансовый результат. Поглощают время собственника, не дают возможности полноценно отдохнуть, не позволяют заниматься важными вопросами развития. В этой ситуации собственник принимает решение навести порядок, хочет, чтобы все работало четко и без ошибок, и запускает перестройку.
И что происходит дальше? Собственник принял решение, и начал его реализовывать в одиночку. Собственники люди очень сильные и энергичные, принимаются за дело:
- Погружаются в процессы; - Находят ошибки; - Самостоятельно переделывают процессы; - Обрушивают на сотрудников массы приказов и инструкций.
Но все тщетно, пока руководитель стоит над персоналом, как коршун, они делают все, так как он хочет, но стоит ему только отвернуться, все возвращается на место. И ведь на это у каждого человека находятся очень даже объективные причины.
И так повторяется раз за разом, ситуация не меняется, все ходят по кругу. Почему так происходит? В чем причина? Причина кроется в том, что процессы выстроены таким образом, что их легко можно нарушать, отсутствуют точки контроля. Это значит, что система позволяет делать, как угодно, ничего не будет происходить, если нарушить правила. Какие можно использовать инструменты для контроля:
- Автоматизация – программа, которая не позволяет сделать иначе, чем так как надо. Например, невозможно отгрузить товар, если остатка товара нет на складе. -Перекрестный контроль между отделами - один отдел контролирует другой отдел, когда принимает процесс. Например, без подписанного заявления на командировку, командировочные не выдаются. - Регулярный аудит процессов.
Проводить регулярный аудит процессов в каждом отделе. Когда сотрудники понимают, что находятся под постоянным контролем, они начинают выполнять процесс так, как того требует руководитель. Главное – правильно организовать контроль, чтобы он был эффективным, не перегрузил процессы и не сделал их громоздкими.
Приведу пример эффективного процесса, который, лично мне очень нравится: Задача - водитель автомобиля должен снижать скорость перед пешеходным переходом. Рассмотрим эффективные и не очень методы реализации процесса: - Поставить светофор, который работает по нажатию кнопки пешеходом. Вариант хороший, но достаточно дорогой, кроме того, водитель может проехать на красный на свет, даже наличие камер и штрафов его не остановит. Затраты высокие, эффективность средняя. - Поставить в районе пешеходного перехода пост ДПС. Конечно, при виде автомобиля ДПС будут снижать скорость, но обеспечить постоянно возле каждого перехода пост ДПС будет сложно, так как это очень дорого. Поэтому через некоторое время водители поймут, что ДПС уже нет и будут нарушать правила. Затраты очень высокие, эффективность средняя. - Сделать лежачий полицейский. При виде такого сооружения любой водитель снижает скорость, так как понимает, что это выгодно прежде всего ему самому. Проект имеет не высокие затраты на реализацию. Затраты низкие, эффективность – высокая.
Когда я строю процессы, пытаюсь их построить по принципу лежачего полицейского так, чтобы затраты и нарушения были минимальными.