Какую задачу решает систематизация бизнеса? Самую главную – экономия затрат, повышение чистой прибыли. За счет чего это должно произойти? Систематизация должна построить эффективные процессы, которые приносят высокие результаты при минимальных вложениях. Но так бывает далеко не всегда, случается так, что систематизация есть, а экономии нет. Это происходит потому, что при построении процесса не соблюдаются правила эффективности. Рассмотрим правила, которые помогают сформировать эффективные процессы: 1. Меньше действий – короче процесс – меньше ресурсов. Построение виртуального процесса дело не простое, когда действия не видны, то не понимаешь, насколько длинным получается процесс, сколько человек реально участвует в процессе, невозможно проанализировать необходимость каждого действия. Чтобы выполнить это правило необходимо научиться строить процесс на бумаге. Этот прием позволяет визуализировать весь процесс, увидеть каждое действие, все переходные моменты, понять участников процесса.
2. Включать точки контроля. Каждый процесс должен исполняться так, как это прописано на схеме, а для этого необходимо контролировать процесс различными видами контроля.
Можно использовать несколько видов контроля, но все должно быть в разумных пределах, ровно так, чтобы обеспечить выполнение процесса.
3. Правильно распределять ответственность среди участников процесса. Частая ошибка при построении процесса – всучить ответственность сотруднику, который вообще не имеет никакого отношения к процессу. Например, за остатки товара на складе отвечает менеджер отдела продаж только потому, что он просит отгрузить заведующего складом товар клиенту без накладной, просто по бумажке или счету. В этом случае – это ответственность заведующего складом, а не менеджера.
Такие ошибки делают процесс нерабочим, потому что ответственность менеджера – увеличение продаж, он будет стремиться выполнить задачу любым способом. А вот ответственность заведующего складом – это правильные остатки, и он должен выполнять свою задачу, таким образом он должен требовать от менеджера правильный документ для выдачи товара со склада.
Если соблюдать все три правила при построении процесса, то получите высоко эффективную систему, которая сократит затраты, увеличит производительность труда. А значит решит еще одну всеобщую проблему с нехваткой персонала. Систематизация бизнеса экономит от 30% до 70% рабочего времени сотрудников, и позволяет увеличивать результат без привлечения дополнительного количества сотрудников.